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8 dicas para otimizar a gestão de processos em seu escritório
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8 dicas para otimizar a gestão de processos em seu escritório

A rotina dos advogados que trabalham em escritórios jurídicos costuma ser bem corrida e cheia de desafios que precisam ser superados. Nesse cenário, ter controle e fazer a gestão de processos de maneira adequada é o objetivo de todo profissional que trabalha no ramo.

A organização ajuda a otimizar o tempo do profissional e a tornar as tarefas do(a) advogado(a) mais produtivas e eficientes. Desse modo, sobra mais tempo para ele se dedicar às atividades realmente importantes e que exigem mais concentração e pesquisa jurídica.

Neste artigo, vamos apresentar 8 dicas de como melhorar a performance do advogado por meio da gestão de processos. O intuito é ajudar o profissional da advocacia a garantir o sucesso em seu escritório. Confira!

1. Tenha um planejamento adequado

Manter uma agenda contendo o planejamento adequado de cada dia é essencial para garantir a organização das tarefas. Para isso, anote tudo o que deve ser feito ao longo do dia.

É importante controlar as tarefas diárias e semanais, estabelecendo qual será a atividade de cada colaborador e o prazo de cada processo. Essas informações devem ser compartilhadas com toda a equipe.

2. Delegue as tarefas assim que elas surgirem

Sempre que surgir uma atividade tarefa que pode ser desempenhada por um colaborador específico, defina quem será o responsável por ela e delegue-a — assim você poderá se dedicar aos processos mais importantes.

Nesse sentido, adicione a tarefa pendente à sua lista e anote quem é o responsável pela sua execução. Dessa forma você mantém o controle dos profissionais responsáveis por cada processo, e as chances de perder o prazo são menores.

Além disso, saber com antecedência quem é o colaborador responsável pelo processo ajuda a mantê-lo focado nas suas prioridades. Desse modo, você consegue manter a concentração e não confundir suas tarefas. Existem softwares jurídicos próprios para a função de delegar atividades desde o momento em que elas são recebidas no sistema eletrônico.

3. Mantenha um horário na rotina para fazer a gestão de processos

O recomendado é que você estabeleça um horário fixo e um dia da semana próprio apenas para organizar a sua agenda e fazer a gestão dos casos e processos. Durante esse período você será incumbido de verificar a existência de publicações e intimações, revisar os andamentos processuais e conferir se os prazos estão em dia. Essa medida é muito importante para manter o controle dos processos e ter a certeza de que tudo está dentro dos conformes.

Além disso, você não deixa que nada fique acumulado, e a chance de você perder um prazo importante por não ter visto a publicação é praticamente nula. Por isso, fixe um horário na sua rotina de trabalho apenas para essa tarefa.

4. Organize o seu dia em blocos de tempo

Organizar a rotina de trabalho em blocos de tempo significa que você pode dividir as atividades em turnos ou em pequenos períodos. Estabeleça duas horas do dia, por exemplo, para elaborar as peças processuais, mais duas horas para atender clientes e assim por diante.

Essa técnica é muito melhor do que simplesmente passar o dia todo tentando fazer uma peça processual. Você vai se sentir cansado mentalmente e as chances de ocorrerem falhas ou deslizes são maiores. Por isso, dê pausas e intercale as atividades.

Essa medida ajuda a se manter mais produtivo e evita o cansaço causado pelo esforço mental repetitivo. Estabeleça quantas horas você vai gastar executando suas atividades e o que fará a seguir. Isso também ajuda a definir como será o seu dia de trabalho.

5. Utilize uma plataforma adequada para a gestão de processos

As plataformas online podem ajudar você a organizar sua rotina e a delegar funções em seu escritório. Sites de advogados correspondentes são um ótimo exemplo. Por meio deles, os profissionais do Direito ficam disponíveis para realizar diligências, se cadastram e aguardam a convocação para novas tarefas.

Escolha a plataforma que atenda às suas necessidades e mão à obra!

6. Adote a tecnologia como aliada

A tecnologia tornou-se uma aliada dos profissionais do Direito. Muitas tarefas que antes dependiam apenas do esforço manual puderam ser facilmente executadas por meio de softwares jurídicos.

Atualmente existem mecanismos automatizados que desempenham praticamente qualquer função que o advogado desejar. Você pode usá-los para delegar tarefas, acompanhar o andamento de processos e suas publicações, programar para ser notificado em caso de intimações, organizar as finanças e até mesmo gerenciar sua equipe.

Além disso, existem muitos softwares que permitem a troca de mensagens entre os advogados, otimizando a rotina de trabalho e permitindo uma comunicação mais eficiente e em tempo real.

OAB/MG, 0AB/ES e OAB/DF têm convênio com o Iturn, e disponibiliza gratuitamente para os profissionais da advocacia adimplentes, um software online para gestão.

7. Faça um mapeamento eficiente dos processos

Mapear os processos consiste em fazer uma espécie de triagem antes de eles serem analisados. A maioria dos escritórios de médio de grande porte é formada por uma equipe de advogados de diversas especialidades, como a área civil, trabalhista, tributarista e criminal. Organizar e separar os processos de acordo com a área de atuação de cada profissional é essencial para a otimização do tempo do advogado.

8. Invista na comunicação interna entre os profissionais

A comunicação interna é considerada um dos pilares de toda corporação. Quando falamos de um escritório de advocacia, é muito importante que os colaboradores estejam cientes dos processos, objetivos e posicionamento do negócio. O escritório que investe na comunicação interna tem mais chances de progredir.

Hoje em dia, o profissional do Direito pode adotar meios tecnológicos para potencializar a comunicação no ambiente de trabalho e torná-la mais eficaz entre os diversos setores da empresa.

Quando feita de forma eficiente, a gestão de processos gera progresso para o escritório e para o profissional da advocacia. Essa medida ajuda a ter um controle maior das atividades e garante mais organização e motivação para a corporação. Do mesmo modo, os clientes vão se sentir mais confiantes em contratar os seus serviços, e as chances de alcançar melhores resultados são muito maiores.

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